Wie führe ich als Führungskraft ein Personalgespräch nach krankheitsbedingter Abwesenheit?

Rückkehr- bzw. Fehlzeitengespräche zeigen deinen Mitarbeiter:innen, dass du dich kümmerst. Sie drücken Wertschätzung aus und ermöglichen eine klare Kommunikation. Du kannst das Gespräch nutzen, um deine direkte Unterstützung anzubieten. Zum Beispiel kannst du in Erfahrung bringen, inwiefern Arbeitsabläufe verbessert und Arbeitsplätze angepasst werden können, um Krankheiten vorzubeugen und das Team glücklich und gesund zu halten.

Vorbereitung

Das Gespräch sollte 1-2 Tage nach Rückkehr stattfinden.

Dafür solltest du ...

prüfen, ob es einen standardisierten Prozess für Rückkehr- bzw. Fehlzeitengespräche gibt, und ob bzw. inwieweit du den Betriebsrat einbeziehen musst.
die zurückkehrende Person einladen und einen Termin vereinbaren (z.B. "Ich möchte mit dir darüber sprechen, wie ich dich bei deiner Genesung unterstützen kann.").
deine Gesprächsziele formulieren. Es sollte dir nicht darum gehen, die Person auszuhorchen, sondern einen reibungslosen Wiedereinstieg zu ermöglichen, die Motivation zu stärken und etwaige Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz zu beseitigen.
den untenstehenden Gesprächsleitfaden durchgehen. Überlege dir für jeden Punkt, was du ansprechen möchtest und ggf. auch, wie du dich optimal ausdrückst, um deine Gesprächsziele zu erreichen. Sammle, wenn nötig, bereits vorab die relevanten Informationen (z.B. vergangene Abwesenheitszeiten, mögliche Unterstützungsangebote).
deine persönlichen Gefühle zu der Person und Situation reflektieren. Mache dir deine Gedanken bewusst, damit du das Gespräch sachlich und unvoreingenommen führen kannst.

Gesprächsablauf

Begrüßung und Einleitung. Heiße die Person willkommen und benenne den Anlass des Gesprächs. Zeige dich positiv, du freust dich über die Rückkehr der Person.
"Wie geht es dir?". Frage auch, inwiefern die Person wieder arbeitsfähig ist.
Updates. Je nach Länge der Krankheitszeit kann sich einiges getan haben. Gib deinem Gegenüber die wichtigsten Updates.
Fehlzeiten. (Wenn die Person in den letzten Monaten häufiger krank war). Nenne sachlich die bisherigen Abwesenheiten und sprich etwaige Besonderheiten an. Frage nach arbeitsbedingten Zusammenhängen und nach Verbesserungsvorschlägen, z.B. "Hast du Ideen, was wir im Team oder an deinem Arbeitsplatz verbessern können, damit du gesund bleibst?". Erläutere auch die Auswirkungen der Fehlzeiten auf das Team und dessen Erfolg, verbunden mit der Botschaft: "Wir brauchen dich!".
Unterstützung. Vermittle vorhandene Beratungs- und Hilfsangebote, wie z.B. Betriebsarzt oder Betriebsärztin, EAP Hotline oder Sportkurse. Besprich aber auch mögliche Änderungen in Arbeitsabläufen und direkte Unterstützung durch dich und/oder das Team. Falls du bereits ein ähnliches Gespräch mit der Person geführt hast, gehe auf die zuvor beschlossenen Maßnahmen und den Stand ihrer Umsetzung ein.
Individuelle Maßnahmen. Besprecht gemeinsam, was die Person unter Umständen selbst tun kann, um die eigene Gesundheit zu verbessern.
Vereinbarungen. Halte das Gespräch und die dort beschlossenen Maßnahmen schriftlich fest, damit sie nachvollziehbar sind. So kannst du bei Bedarf in Zukunft noch einmal darauf zurückkommen.
Gesprächsabschluss. Danke der Person für ihre Zeit und das konstruktive Gespräch. Vereinbare ggf. einen Folgetermin, um die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen zu überprüfen.

Bei einem einmaligen oder nur kurzen Ausfall sind die Punkte 4 bis 7 oft gar nicht nötig, eine kurze Willkommenheißung reicht dann aus. Bei wiederholten oder längeren Ausfällen kann dagegen ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) notwendig sein. Informationen hierzu findest du in den entsprechenden Beiträgen.

Was du nicht tun solltest

Frage nicht nach Diagnosen oder ähnlich sensiblen Gesundheitsinformationen. Wenn die Person allerdings von sich aus über die Krankheit spricht, kannst du darauf natürlich eingehen.
Übe keinen Druck aus und mache keine Vorwürfe. Das ist in der Regel nicht hilfreich.
Zweifle die Krankmeldung nicht an. Bringe der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter Vertrauen entgegen.
Vergiss nicht die getroffenen Vereinbarungen. Mache der Person deutlich, dass dir das Anliegen wichtig ist. Prüfe außerdem, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden.